– Fünf Tipps für Menschen, die am Bildschirm arbeiten
Ob Videokonferenzen, Korrespondenz mit Kollegen oder klassische Office-Anwendungen: So kommunizieren Sie effizienter im digitalen Büro.
Veröffentlicht heute um 06:22
Den wahren Meister der Videokonferenz erkennt man daran, dass er im richtigen Moment Kamera und Mikrofon ausschaltet.
Foto: Mia Takahara (Plainpicture)
Slack für Neulinge: Top-Tipps
Als modernes Kommunikationsmittel bringt Slack einen erheblichen Geschwindigkeitszuwachs gegenüber E-Mail, und die Anwendung kann nicht nur in Unternehmen, sondern auch für Gelegenheitsnutzer und private Projekte genutzt werden: Slack.com bietet eine kostenlose Möglichkeit, das zu nutzen hat im Vergleich zu kostenpflichtigen Plänen einige Einschränkungen: Die Hauptbeschränkung ist der Nachrichtenverlauf, der auf die letzten 90 Tage begrenzt ist. Allerdings ist Slack eine gute Option, sobald man mit einem klassischen Messenger wie Whatsapp an seine Grenzen stößt.
Die Stärke von Slack liegt in der flexiblen Kommunikation: Richten Sie für laufende Projekte einen Gruppenchat ein, in dem sich alle Beteiligten einbringen können und in dem der Austausch kontinuierlich und für alle verständlich stattfindet. Es ist auch möglich, informell mit einem oder mehreren Kollegen zu chatten: Senden Sie Direktnachrichten oder versammeln Sie Leute für einen spontanen Gruppenchat.
Slack zeichnet sich durch den umfangreichen Einsatz von Emojis aus, die auf den ersten Blick nicht sehr professionell aussehen, aber schnelle und unkomplizierte Bestätigungen ermöglichen: Kennzeichnen Sie eine Nachricht mit einer Zustimmung von Daumen-nach-oben-Signalen. Dank einer Vielzahl weiterer Emojis sind vielfältige Reaktionen möglich und es lassen sich auch Konventionen etablieren: Zum Beispiel, dass dringende Anliegen mit einem roten Punkt gekennzeichnet werden.
Slack eröffnet leistungsstarke Kommunikation für große und kleine Teams. Aber die Software muss korrekt konfiguriert und verwendet werden.
Foto: PD
Ebenfalls hilfreich: Wenn Sie ein Nebenthema diskutieren möchten, tun Sie dies in einem Thread, also einem separaten Diskussionszweig, der an eine Antwort angehängt wird, aber den Fluss der Hauptnachricht nicht erweitert.
Drei hilfreiche Tipps für Neueinsteiger:
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Sie können Nachrichten später senden, indem Sie auf den Abwärtspfeil auf der grünen Schaltfläche “Jetzt senden” tippen. Halten Sie auf einem Mobiltelefon für diese Option die Schaltfläche „Senden“ gedrückt.
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Wenn Sie am Anfang einer Nachricht einen Schrägstrich (/) eingeben, erscheint ein Menü mit vielen nützlichen Aktionen, beispielsweise zum Einbinden von Dateien oder des Kalenders oder zum Starten einer Umfrage.
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Richtige Benachrichtigungseinstellungen sind für die Rettung in Slack wichtig: Sie können jeden Kanal stummschalten, indem Sie mit der rechten Maustaste klicken, wenn Sie zu viele Benachrichtigungen erhalten. Und im Allgemeinen können Sie steuern, wann Sie Benachrichtigungen erhalten und wann nicht, indem Sie auf Ihr Profilbild klicken, „Persönliche Einstellungen“ auswählen und unter „Benachrichtigungen“ die entsprechenden Regeln festlegen.
Slack für Power User: Schont die Nerven der Kollegen
Viele von uns haben Slack oder Microsofts Konkurrenten namens Teams im Homeoffice kennengelernt. Aber in der Zwischenzeit ist klar, dass sie auch nach ihrer Rückkehr ins Büro bei uns bleiben werden. Eine andere Sache ist jetzt unübersehbar: Diese Anwendungen können ziemlich lästig sein, nämlich wenn sie Sie alle paar Sekunden darüber informieren, dass eine neue Nachricht eingetroffen ist.
Diese faltbare Tonkaskade kommt daher, dass jeder Druck auf die „Enter“-Taste eine separate Nachricht auslöst. Nun gibt es in jedem Team mindestens einen Partner, der – anstatt seine Botschaft in einen ordentlichen Absatz zu packen – ein halbes Dutzend Einzelsätze abfeuert.
Weisen Sie mit dem weichen Zeilenumbruch auf das Problem auf Ihrem Computer hin: Wenn Sie die Umschalttaste gedrückt halten und die Eingabetaste drücken, wird eine neue Zeile angezeigt, ohne dass der vorherige Absatz bereits gesendet wurde. Zweite Möglichkeit: Du kannst die Optionen der Eingabetaste in Slack unter „Persönliche Einstellungen“ im Bereich „Erweitert“ ändern: Bei der Auswahl „Neue Zeile beginnen“ wird die Nachricht erst gesendet, wenn du „Strg“ und „Enter“ drückst. . Wir empfehlen diese Einstellungsänderung auch allen, die häufig Beiträge löschen oder bearbeiten müssen, weil sie unvollständige oder schlecht formulierte Nachrichten gesendet haben.
Die Option, Nachrichten nur zu senden, wenn die Tasten «Strg» und Enter gleichzeitig gedrückt werden, vermeidet das Risiko, unvollständige Nachrichten zu senden.
Foto: Screenshot
Videokonferenz: Mikrofon stumm schalten
Videokonferenzen können leicht aus den Fugen geraten, und das auf eine für alle Beteiligten peinliche Weise: Das passiert, wenn ein vermeintlich stumm geschaltetes Mikrofon leider eine unqualifizierte Aussage an alle übermittelt hat. Um dies zu verhindern, müssen wir uns angewöhnen, das Mikrofon nach einer Abstimmung stummzuschalten, und das geht am einfachsten mit einem global funktionierenden Tastenkürzel.
Schalten Sie in Windows 11 das Mikrofon ein und aus, indem Sie die Windows-Taste zusammen mit «Alt» und «k» drücken. Diese Methode funktioniert jedoch nur unter zwei Bedingungen: Erstens müssen Sie das Herbst 2022 (22H2)-Update verwenden, das in Kürze über die Update-Funktion bereitgestellt wird. Zweitens müssen Kommunikations-Apps die Tastenkombination unterstützen, was erst nach und nach geschehen wird.
Bei Power Toys von Microsoft lassen sich das Mikrofon und optional die Kamera per Tastenkürzel ein- und ausschalten.
Foto: Screenshot
Eine universelle Alternative für Windows 10 gibt es auch von Microsoft Power Toys (bit.ly/ms-powertoys): Diese Sammlung kostenloser Utilities wird von Windows-Entwicklern bereitgestellt, die erste Version war für Windows 95. Zusammen mit weiteren nützlichen Features (siehe Doping für Windows) gibt es “Videokonferenz-Stummschaltung” – hier definieren Sie eine Tastenkombination zum Ein- und Ausschalten des Mikrofons. Damit dieser Trick funktioniert, müssen Sie Power Toys im Administratormodus starten. Dies tun Sie im Abschnitt “Allgemein” im “Administratormodus”.
Auch für den Mac gibt es eine Mute-App: MuteMyMac ist im App Store zu finden und nutzt die Tastenkombination «Option» + «F5», um das Mikrofon ein- oder auszuschalten.
Videokonferenz: Steuern Sie die Kamera und das Mikrofon
Die im vorigen Abschnitt erwähnten Elektrospielzeuge ermöglichen es Ihnen auch, die Kamera per „Videokonferenz-Stummschaltung“ zu steuern. Sie können sie mit Ihrem Mikrofon ein- und ausschalten oder separate Tastaturcodes festlegen. Damit das funktioniert, bedarf es allerdings eines Tweaks in Ihrer Videokonferenz-App: In Zoom, Google Meet, Teams oder Skype müssen Sie in den Kameraeinstellungen auf „Powertoys Videoconference Mute“ umstellen: Das Videobild wird dann durch den Helfer geschickt Programm und kann zum Ein- und Ausschalten verwendet werden.
Whiteboard: Anwendungen für digitales Brainstorming
Microsoft steht für klassisches Office Computing: mit Word, Excel und Powerpoint, den altbewährten Anwendungen in diesem Bereich. In den letzten Jahren sind neue Apps hinzugekommen, die die neuen Bedürfnisse der Zusammenarbeit über das Internet berücksichtigen. Ein Beispiel ist die Tafel. Diese App gibt es für Windows, Android, iPhone und iPad: Über das Internet können Sie gemeinsam mit Kollegen an Plänen arbeiten und Ideen skizzieren. Die Anwendung bietet verschiedene Gestaltungselemente (ua Bilder und Formen, Textbausteine, Notizen) sowie Vorlagen für Brainstorming, Projektplanung, diverse Analysen und sogar Spiele, um das Eis in einem Workshop zu brechen
Die Whiteboard-App von Microsoft ist für die Planung mit Diagrammen und Skizzen konzipiert. Auch Freihandzeichnungen sind mit einem Touchscreen möglich.
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Matthias Schüssler ist Digitalredakteur und berichtet über Neuigkeiten aus Technologieunternehmen, Soft- und Hardware und unterstützt bei der sicheren Nutzung von Smartphones, Computern und Gadgets. Weitere Informationen@MrClicko
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