In Krisenzeiten von Covid-19, so die Beobachtung von Dr. Ulrich Kampffmeyer, CEO von ECM Project Consult, hat viele Unternehmen kopfüber in das Thema Collaboration gestürzt. Darunter wird darüber informiert, welche Fehler in den entsprechenden Projekten vermieden werden sollten. Darüber hinaus berät der ECM-Experte zu den im Collaboration-Umfeld verfügbaren Lösungsvarianten.
Schon vor der Corona-Krise verfolgten ECM-Hersteller zunehmend die Strategie, ihre Kernfunktionalitäten um Collaboration-Features wie Projekträume und Chat-Funktionen zu erweitern. Was waren die Hauptgründe dafür?
Der Trend, Enterprise Content Management (ECM) auszubauen, ist schon länger vorhanden. Zuerst kamen neue Funktionen der Web 2.0-Umgebung wie Foren und Wikis, dann die der Cloud und der mobilen Umgebung wie die Speicherung und Synchronisierung von Geschäftsdateien; dann die der KI- und Automatisierungsumgebung wie Robotic Process Automation (RPA) und natürlich die Gruppen-, Kollaborations- und Teamarbeitsumgebung. Dabei darf nicht vergessen werden, dass Collaboration seit den Anfängen von ECM, um das Jahr 2000 herum, eines der Grundelemente des Business Content Managements ist. In vielen Fällen tun Anbieter so, als wäre die Ergänzung eine Collaboration – selbstgebaut oder gekauft – gewesen etwas völlig Neues für ECM, was nicht stimmt. Ein Blick auf das ECM-Modell des internationalen Branchendachverbandes AIIM macht deutlich: Collaboration gehört seit jeher zum Enterprise Content Management als eine der fünf Säulen.
Es stellt sich die Frage: Welchen Nutzen bieten Collaboration-Lösungen mit Anbindung an ECM-Systeme Anwendern? Hier ist zunächst zwischen Collaboration-Features zu unterscheiden, die als Komponenten direkt in ein ECM-Produkt integriert sind, und solchen, die ein bestehendes Collaboration-Produkt ergänzen. Im ersten Fall können sich die Collaboration-Features eines ECM-Produkts nur schwer gegen weit verbreitete Standardprodukte mit großem Funktionsumfang und zahlreichen Nutzern durchsetzen. Dazu gehören ECM-Produkte, die über eigenständig entwickelte Teamrooms, Flows, Chats, Wikis, Foren oder andere Komponenten verfügen. Einfacher ist es für ECM-Produkte, die sich über Standardschnittstellen mit gängigen Collaboration-Lösungen verbinden und diese über Automatisierungen nutzen können. Für Produkte wie „Microsoft Teams“ oder „Office 365“ gibt es eine Vielzahl von Standard-ECM-Systemen. Bei einer kombinierten Lösung hat der Anwender den Vorteil, dass er auswählen kann, was am besten zu seiner Infrastruktur und seinem Geschäftsmodell passt.
Die Nachteile
Die nächste Frage wäre: Welche Nachteile haben Collaboration-Lösungen mit Anbindung an ECM-Systeme? Benutzeroberflächen können mehr oder weniger komfortabel sein, Unterbrechungen in der Benutzerführung, komplexe Aktivitäten zum Speichern und Verwenden separat gespeicherter Informationen, häufige Anpassungen aufgrund von Updates der führenden Anwendung usw. usw. Die vernetzte Lösung entsteht durch die Weiterentwicklung der führenden Systeme, an die sie angebunden sind. Und diese Systeme entwickeln im Laufe der Zeit immer mehr eigene ECM-Funktionalitäten, was man deutlich an „Microsoft Sharepoint“ und Office 365 sieht, für die es mittlerweile beispielsweise auch ein ausgefeiltes Records Management System gibt. Daher müssen ECM-Produkte ständig angepasst und funktional erweitert werden, damit sie nicht überflüssig werden. Zudem müssen die Kosten für Anschaffung, Einführung, Nutzung und Betrieb seriös kalkuliert werden. In vielen Fällen reichen eine sichere Speicherung und etwas zusätzliches Geschäftsprozessmanagement (oder RPA) aus, um ein Dokumentenmanagement-, Datensatzmanagement-, Workflow- und Archivierungssystem aus einer kollaborativen Umgebung zu erstellen.
Wann investieren?
Wann ist es also ratsam, in eine dedizierte Collaboration-Lösung zu investieren? Dedizierte Collaboration-Lösungen sind während der Corona-Krise praktisch in die Firmenhäuser eingedrungen. „Office 365“ mit „Teams“ und „Sharepoint“ ist mittlerweile ein weit verbreiteter De-facto-Standard für die Zusammenarbeit. Aber auch im Bereich Videokonferenzen, gemeinsames Projektmanagement und gemeinsame Datenbanken gibt es eine Vielzahl von Tools. Die Frage nach einem „großen“ ECM-System stellt sich meist erst, wenn es um Informationskontrolle, Compliance-Themen und große und komplexe Unternehmensstrukturen geht. Software-as-a-Service-Cloud-Lösungen haben die Zusammenarbeit für alle Unternehmen erschwinglich gemacht, selbst für sehr kleine
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Innovationen im ECM-Umfeld
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